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数据蒐集完毕的下一步:如何将「资料图表」升级为「分析图表」?

2020-07-12 19:44

将数字图表化是基础中的基础,但是,要向他人传达事情时,不能只提出数字,传达想法要用文字进行表达。

相信大家都习惯写点东西。只是就算你自己对书写不感到困难,对读的人来说又如何?除了阅读需要花时间,现代人也越来越不擅长阅读太长的文章了。

那幺,该怎幺作才好?一般来说,会採用条列重点并分段说明的方式,不过我们会选择用绘图来说明。理由是以人的特性来说,比起阅读文章,经过视觉化后的图象,更具备压倒性的传达速度。

以图画传达意象,仅重点才用文字表达的作法,尤其能提升理解成效。这种图表称作概念图。

不妨善用Powerpoint、Excel等代表性的软体来製作图表。不过无论利用什幺软体,重点是累积能呈现自身想法的概念架构图表种类。当你有想传达的想法时,查看可能有说服力的範本,往往有助于让想法更明确。

当你有想用概念图传达的事情,就要让读者或听者轻易理解才行,万一表现过于複杂,让对方完全不明白你想说什幺,就是掉进「为了概念而概念」的陷阱里了。如果能不断提醒自己,图表的终极目的是「让对方理解」,就能避免这种错误。

把範本用到滚瓜烂熟

我们以现阶段的事实为基础,将显太先生的体重为何增加、减肥重点作一个整理。

有些人会把一些彷彿理所当然的场面话,写成文字后就结束了,例如「显太先生会发胖是因为生活习惯有问题。为了导正他的生活习惯,应该控制饮食、适度运动」。这些人大概以为,只要能说出这些内容,就算不特别画概念图就算解决了。

但是,这样做无法解决问题。

要是问题出在生活习惯,就必须进一步追问「为什幺生活习惯有问题?」深入探讨原因。这时不能毫无秩序东挖西找,要条理分明循线思索。

所谓「条理分明」是指依据一定的规则展开思考。譬如,思考自己的生活习惯时,按照时间顺序来作描述。

「生活习惯」具体来讲所指为何,也有进一步分解思考的必要。别用一句话随意打发,当你试着正确说明生活习惯时,会发现需要传达出来的事情变多,这时可以试着找出个别要素相互间的关联,绘製成循环图表。

数据蒐集完毕的下一步:如何将「资料图表」升级为「分析图表」?

可利用图表10上方的环状流程图,进行更为清楚的说明;下方图表是为了表达减肥如同一道又一道难关的任务,因而使用跨栏样式範本。透过概念图来表达,能更简单明了地让对方理解自己的想法。

图表11除了循环流程图外,也附上使用箭头的流程图、代表阶层的树状结构及组织图等,商务上常用的概念图範本。

数据蒐集完毕的下一步:如何将「资料图表」升级为「分析图表」?

当你针对一家公司或主题蒐集资讯后,必定会出现一些数据。首先,就将得到的资讯表格化,再绘製资料图表。

同一张数据表格,就能用各种不同角度来製图,例如,观察变化、构成比例、观察数量、指数或成长率。此外,若出现不同的数字,也能一起合併观察,或将整体分为事业部门或地区单位,把数字进一步拆解细分。

如此一来,资料图表会越来越多。以顾问专案来说,大概会用两个月左右,弄清楚一家公司的问题,而顾问团队在这段期间,平均要画上一千张左右的图表。

数据蒐集完毕的下一步:如何将「资料图表」升级为「分析图表」?

画出好几张图表后,问题关键的「发现」(findings)会随之浮现,亦即指出该公司根本问题的重要资讯。为了传达这项讯息绘製的图表,就是分析图表。

这不是单纯将销售额或生产性变化作成长条图,而是能让经营方一眼即叹「原来如此!」这种程度的图表。

举例来说,透过访谈或模拟,釐清某个不透明产业整体的附加价值结构,并明确点出应选择之附加价值领域图表,或针对发展多种商品的企业,梳理其进入产业的成长性、获利性及市场占有率(market share,以下称市占率),过滤出其商品发展共通课题的图表。

换言之,先画出十张资料图表,然后将过程中发现的数件讯息,重新编整成一张图表,即为分析图表,这幺解释是不是比较容易想像?

图表分为资料图表与分析图表两种,而绘製资料图表进行思考的目的在于发现重要事情,其后把这些发现升级成分析图表。希望各位谨记在心。

书籍介绍

《麦肯锡顾问教你从菜鸟变成问题解决高手:画图表找盲点,31步骤学会提升业绩的实战技巧》,商业周刊出版
.透过以上连结购书,《关键评论网》由此所得将全数捐赠儿福联盟。

作者:斋藤显一、竹内SATO子
译者:米立安

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